Sinds 24 augustus 2015 ben ik zelfstandig ondernemer geworden.
Mijn bedrijf heet Juridiqua, bureau voor juridisch organisatie advies.
Ik blijf bloggen, alleen de blogs komen op www.juridiqua.nl/publicaties
Juridische verhalen, artikelen en beschouwingen
In deze weblog schrijf ik artikelen, verhalen en beschouwingen over diverse juridische onderwerpen.
vrijdag 28 augustus 2015
dinsdag 30 juni 2015
Administratieve uitvoering zorgtaken in control
Met ingang van 1 januari 2015 is de
grootste bestuurlijke hervorming in Nederland in werking getreden. De
thuiszorg, de jeugdzorg, de ouderenzorg en zorg voor mensen met een beperking
zijn vanaf deze datum grotendeels verantwoordelijkheid van de gemeenten. In het
afgelopen jaar is er bij de gemeenten veel gebeurd om dit te bewerkstelligen. Hoe
stuur je begin 2015 als gemeente op de kwaliteit van de zorg? Wat heeft
prioriteit en over welke instrumenten beschik ja als gemeentebestuur?
Administratieve Organisatie
Regel dat
de administratieve organisatie adequaat is ingericht en aangepast is aan de
nieuwe situatie zodat inzichtelijk wordt welke cliënt welke zorg van welke
zorgaanbieder ontvangt, welke kosten er mee gemoeid zijn of elke cliënt een
indicatie heeft en dat naar aanleiding van deze indicatie de juiste zorg wordt
ingekocht en dat deze zorg ook daadwerkelijk geleverd wordt. Verder is van
belang dat de administratieve processen tijdig en volledig de juiste
managementinformatie geven zoals inzicht in de kosten en de kostenontwikkeling,
het aantal cliënten dat zorg ontvangt en de geleverde prestaties van de
zorgaanbieders.
Bij de
betaling van de eerste zorgfacturen in januari 2015 is het onder andere zaak,
dat betaald wordt voor prestaties die geleverd zijn en die geïndiceerd zijn.
Juridische kwaliteit
De gemeente
is integraal verantwoordelijk voor de kwaliteit van de maatschappelijke
ondersteuning volgens de WMO 2015. Dat wil dus zeggen dat de gemeenten samen
met cliënten, cliëntorganisaties en zorgaanbieders kwaliteitsstandaarden moeten
ontwikkelen die voldoet aan de eisen van artikel 3.1 WMO 2015. In dit artikel
staat dat de aanbieder zorg verleent die van een goede kwaliteit is. Daarvoor
moet de zorg in elk geval veilig, doeltreffend en cliëntgerichtheid worden
verstrekt, afgestemd zijn op de behoefte van de cliënt en op andere vormen van
zorg, die de cliënt ontvangt en door een professionele beroepskracht wordt
uitgevoerd.
Hoe
realiseert u dat? Wij adviseren om met vastgestelde en goedgekeurde
kwaliteitsstandaarden te werken en de kwaliteit van het proces en de kwaliteit
van de zorgverlening periodiek te toetsen.
Dossiervorming
Uiteraard
zal er van iedere cliënt een dossier bijgehouden moeten worden, waarin de
besluitvorming is opgenomen. Het dossier zal niet alleen dienen om de kwaliteit
van de administratieve processen en de kwaliteit van de aangeboden zorg te
toetsen, maar ook zal het dossier naast de beslissing over de indicatie van de
cliënt de basis zijn voor een procedure bij de bestuursrechter. Daarvoor zal
het dossier dus op orde moeten zijn, dat wil zeggen dat de hulpvraag, het
overleg met de cliënt en alle voortvloeiende afspraken in het dossier duidelijk
moeten zijn vastgelegd.
Duidelijk
is dat actief sturen op de kwaliteit van de gemeentelijke zorgtaken een must is.
Daarbij kan niet voorbij worden gegaan aan de juridische aspecten. Ons advies
is in ieder geval:
-
Zorg
ervoor dat de administratieve organisatie niet alleen goed is ingericht, maar
ook beschreven, toetsbaar en transparant is;
-
Toets
de kwaliteit van de zorgverlening aan de vastgestelde kwaliteitsstandaarden;
-
Zorg
dat het proces van de besluitvorming terug te vinden is in het cliëntdossier.
Dit artikel is geschreven in
co-creatie met Henri Vogel en is in januari 2015 verschenen op www.juridische kwaliteitszorg.nl/bestuurlijke hervorming in de zorg
maandag 8 juni 2015
Automatiseringsmaatregelen Deel 5 Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders
Zoals in de vorige 4
artikelen is beschreven zijn zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren, vanaf
2005 verplicht om hun Administratieve Organisatie en Interne Controle in te
richten volgens de “Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders”.
Daarbij zijn de
zorginstellingen volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de volgende
eisen:
- Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden;
- Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;
- Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;
- Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.
In de vorige artikelen is
beschreven aan welke eisen de AO/IC van zorgaanbieders moet voldoen, welke
gegevens vastgelegd dienen te worden door de zorgaanbieder, hoe de interne
controlefunctie de juistheid van de verantwoorde productie controleert en
rapporteert en op welke wijze de accountantscontrole en –rapportage plaatsvindt.
Al deze zaken steunen op
een goed ingericht productieregistratiesysteem. Dit systeem registreert alle
indicaties met hun inhoud van alle cliënten. Het systeem is de basis voor de
productieregistratie, voor de facturering en voor de interne controle. Daarom
is het van belang dat een dergelijk systeem goed is ingericht en zorgt voor een
betrouwbare verantwoording van de gerealiseerde productie, waarbij de
controlemaatregelen zoveel mogelijk geautomatiseerd worden uitgevoerd.
Derhalve heeft NOREA, de
beroepsorganisatie van IT-auditors een beoordelingskader, ZekeRE Zorg (AWBZ
productieregistratie en –facturering), opgesteld, waarin wordt beschreven over
welke geautomatiseerde beheersmaatregelen de software dient te beschikken om de
handmatige controlemaatregelen tot een minimum te beperken. Want om de AO/IC
van de zorgaanbieder efficiënt en effectief te beheersen dienen er interne
controlemaatregelen genomen te worden. Welke deze controlemaatregelen zijn
wordt bepaald aan de hand van de risicoanalyse, die de interne controlefunctie
heeft gemaakt. Om deze controlemaatregelen zo efficiënt en effectief uit te
voeren, is het handig om deze zoveel mogelijk geautomatiseerd uit te voeren.
In het beoordelingskader
van NOREA zijn de (deel-)processen uitgewerkt in diverse risico’s en
kwaliteitsaspecten en is aangegeven welke geautomatiseerde beheersaspecten er
in de ideale situatie dienen te zijn om elk risico en kwaliteitsaspect af te
dekken. De zorgaanbieder kan dan aan de hand van dit beoordelingskader nagaan
of zijn productieregistratiesysteem voldoet aan de geautomatiseerde
beheersmaatregelen. Indien dit dan niet het geval is, dan zal de interne
controlefunctie moeten bepalen welke handmatige maatregelen er genomen dienen
te worden om het geschetste risico af te dekken.
Het beoordelingskader
ZekeRE Zorg (AWBZ productieregistratie en-facturering) is te vinden op de site
van NOREA.
Dit is het laatste artikel
in de reeks Kwaliteitszorg in de zorg.
maandag 25 mei 2015
Accountantscontrole
Regeling AO/IC
AWBZ-zorgaanbieders deel 4
Zoals in de vorige 3
artikelen is beschreven zijn zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren, verplicht
om hun Administratieve Organisatie en Interne Controle in te richten. Daarbij
zijn de zorginstellingen volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de
volgende eisen:
- Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden;
- Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;
- Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;
- Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.
In het vorige artikel is
beschreven hoe de interne controlefunctie de juistheid van de verantwoorde
productie controleert.
De bevindingen van de
interne controle legt de interne controlefunctionaris vast in rapportages aan
de directie van de zorgaanbieder.
Deze rapportages aan de
directie zijn de input voor de controle van de externe accountant.
Volgens bovengenoemde
regeling dient de zorgaanbieder jaarlijks verantwoording af te leggen aan het
zorgkantoor over het totaalbedrag van de gedeclareerde productie.
Vervolgens geeft de
zorgaanbieder opdracht aan de externe accountant tot het uitvoeren van een
accountantsonderzoek naar de juistheid van deze verantwoording.
Volgens het
controleprotocol moet de externe accountant de juistheid van de gedeclareerde
productie vaststellen. Hiervoor heeft hij de volgende toetsingscriteria:
- de gedeclareerde zorg is feitelijk geleverd aan de
verzekerde;
- de verzekerde beschikt over een geldig
indicatiebesluit;
- de gedeclareerde zorg is niet boven de bandbreedte
van het indicatiebesluit geleverd;
- het gedeclareerde tarief is niet hoger dan het door
de NZA vastgestelde tarief dan wel het tussen partijen contractueel
overeengekomen tarief.
Om bovengenoemde criteria
te kunnen toetsen zal de externe accountant zoveel mogelijk dienen te steunen
op de bevindingen van de interne controlefunctie.
De externe accountant zal
uit de steekproef van de interne controlefunctie een steekproef trekken en deze
controleren aan de bovengenoemde criteria. Verder zal de externe accountant de
werking van de AO/IC toetsen.
Vervolgens zal de externe
accountant ook nagaan of en hoe de fouten en omissies, geconstateerd door de
interne controlefunctionaris zijn gecorrigeerd.
Nadat de externe
accountant dit alles heeft gecheckt, geeft hij een accountantsverklaring af bij
het verantwoordingsdocument van de zorgaanbieder.
Dit kan zijn:
- een goedkeurende accountantsverklaring;
- een accountantsverklaring met beperking;
- een accountantsverklaring van oordeelonthouding of
- een afkeurende accountantsverklaring.
Uiteindelijk stuurt de
zorgaanbieder het Verantwoordingsdocument van de gefactureerde productie met de
bijbehorende accountantsverklaring toe aan het zorgkantoor.
dinsdag 12 mei 2015
Interne controle bij zorgaanbieders
Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders
(Interne controle) deel 3
Zoals in de vorige 2 artikelen
is beschreven zijn zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren, verplicht om hun
Administratieve Organisatie en Interne Controle in te richten.
Daarbij zijn de zorginstellingen
volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de volgende eisen:
1. Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de
productiegrootheden;
2. Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;
3. Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;
4. Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde
productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.
In dit artikel wordt
beschreven op welke wijze de zorginstelling de juistheid van de verantwoorde
productie dient te controleren.
Hiervoor dient de
zorginstelling een eigen interne controlefunctie op te zetten.
De interne
controlefunctionaris heeft de volgende controletaken:
·
controleert de werking van de
administratieve organisatie aan de hand van de procedures en werkinstructies
·
neemt steekproeven op basis
van de gebudgetteerde productie.
Er dient een voldoende aantal
dossiers te worden opgenomen in de steekproef, zodat er voldoende bewijs is dat
de administratieve organisatie juist werkt.
De dossiercontrole kan
na afloop van het jaar gecontroleerd
worden, maar ook door het jaar heen kunnen deelcontroles plaatsvinden. Dit
laatste is het meest voor de hand liggend. Bij fouten kan dan meteen worden
gecorrigeerd.
Het aantal dossiers, dat
gecontroleerd dient te worden, wordt in samenspraak met de externe accountant
bepaald.
De
verdeling van de dossiers over de diverse categorieën zorgprestaties kan bepaald
worden aan de hand van het aandeel in de productie van die betreffende
zorgcategorie of naar aanleiding van een risicoanalyse. Hierbij worden de
meeste dossiers gecontroleerd die in een zorgcategorie vallen waarbij veel
risico’s kunnen voorkomen.
Periodiek
worden de dossiers geselecteerd aan de hand van de productieoverzichten per
categorie, waarin per cliënt de geleverde zorg is aangegeven.
Elk
dossier, papier of elektronisch, wordt gecheckt op de volgende punten:
·
zijn in het
productieregistratiesysteem alle benodigde gegevens vastgelegd
·
komen de vastgelegde
zorgprestaties overeen met de door het CIZ verleende indicatie
·
dekt de indicatie de
volledige controleperiode
·
bestaat er een dossier van de
cliënt waarin een zorgplan en de (dagelijkse) zorg wordt vastgelegd
·
is het zorgplan actueel
·
is er een kopie van het
identiteitsbewijs van de cliënt als bewijs van de juistheid van het
burgerservicenummer
·
is er een
zorgleveringsovereenkomst tussen de cliënt en de zorginstelling aanwezig
·
is er een nieuwe aanvraag
voor een indicatie aan het CIZ gedaan, indien de indicatie verlopen blijkt te
zijn en is dit zichtbaar in het dossier.
Over de
controle en de constateringen dient de interne controlefunctionaris te
rapporteren aan de directie van de zorginstelling. Bij mogelijke omissies of
fouten in de eerder gecontroleerde dossiers is het mogelijk dat deze dossiers
in de volgende periodieke steekproef meegenomen worden om na te gaan of deze
omissies en fouten zijn verbeterd.
De
rapportages aan de directie zijn de input voor de controle van de externe
accountant waarover een in volgend artikel zal worden geschreven.
dinsdag 28 april 2015
Het vastleggen van gegevens Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders
Een artikel dat ik al eerder geschreven heb, destijds
voor de site juridische kwaliteitszorg.nl.
Genoemde regelingen zullen vernieuwd zijn, maar de
rest is nog steeds actueel.
Zoals in het vorige artikel beschreven zijn
zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren,
vanaf 2005 verplicht om hun Administratieve Organisatie en Interne
Controle in te richten volgens de “Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders”.
Regeling CA/NR-100.92, site www.nza.nl.
Daarbij zijn de zorginstellingen
volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de volgende eisen:
1. Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de
productiegrootheden;
2. Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;
3. Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;
4. Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde
productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.
Hieronder wordt beschreven welke gegevens de
zorginstellingen dienen te registreren in hun productieregistratiesysteem en
dienen vast te leggen in het cliëntzorgdossier.
Nadat een cliënt een indicatie heeft ontvangen
van het CIZ (Centrum Indicatiestellingen Zorg), vindt daarna plaatsing van de
cliënt in het zorgcentrum plaats.
De gegevens van de cliënt
dienen opgenomen te worden in zowel het productieregistratiesysteem alsook in
het cliëntzorgdossier. Het cliëntzorgdossier kan voorkomen in de vorm van een papieren
dossier maar ook als een electronisch
dossier.
De gegevens uit het
productieregistratiesysteem dienen niet alleen voor het beheer van de cliënten,
maar ook voor het vastleggen en verantwoorden van de productie van de
zorgaanbieder.
Voor het vastleggen en
verantwoorden van de productie legt de zorgaanbieder de volgende gegevens van
de cliënt vast:
·
NAW-gegevens
·
Burgerservicenummer
·
Indicatiebesluit
·
Verzekeringsgevens
·
Datum aanvang zorgverlening
·
Datum mutaties zorgverlening
·
Datum einde zorgverlening
·
De te leveren zorg;
gespecificeerd in diverse zorgprestaties, de omvang van de zorgprestaties en de
zwaarte van de zorgprestaties
·
Mutaties in de zorgverlening
·
Afdelingsgegevens.
In het cliëntzorgdossier komen behalve
bovenstaande gegevens van de cliënt nog de volgende zaken voor:
·
Zorgplan van de cliënt:
hierin wordt de te leveren zorg beschreven in specifieke zorg en zorgdoelen
voor de cliënt
·
De daadwerkelijk verleende
zorg door middel van dagelijkse rapportages door de medewerkers van de
zorgaanbieder
·
Een kopie van het
identiteitsbewijs (aantonen van het burgerservicenummer)
·
De zorgleveringsovereenkomst
tussen de zorgaanbieder en de cliënt.
In een volgend artikel zal ik beschrijven op welke
wijze de interne controle uitgevoerd dient te worden.
donderdag 16 april 2015
Regeling AO/IC AWBZ Zorgaanbieders
Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders
Een artikel dat ik al eerder geschreven heb, destijds voor de site juridische kwaliteitszorg.nl.
Genoemde regelingen zullen vernieuwd zijn, maar de rest is nog steeds actueel.
De zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren,
zijn vanaf 2005 verplicht om hun Administratieve Organisatie en Interne
Controle in te richten volgens de “Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders”.
Regeling CA/NR-100.92, site www.nza.nl.
Zorginstellingen zijn volgens deze regeling
verplicht om te voldoen aan de volgende eisen:
1. Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de
productiegrootheden;
2. Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;
3. Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;
4. Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde
productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.
De zorginstelling, die haar administratieve
organisatie en interne controle heeft ingericht volgens de eisen gesteld in
bovengenoemde regeling, zal dan de volgende gewenste situatie laten zien:
·
Het is onmogelijk om (m.u.v.
crisiszorg) zorg te ontvangen zonder dat eerst de intakeprocedure bij het
zorgkantoor voor het ontvangen van zorg is afgerond;
·
Een cliënt kan dan alleen
zorg ontvangen met een geldige indicatie, verleend door het CIZ (Centrum
Indicatiestelling zorg);
·
Er bestaat een adequate
beschrijving van de AO/IC rondom het proces van de productieregistratie;
·
Alle medewerkers, die
betrokken zijn bij de intake en opname van cliënten, zijn bekend met de
betreffende procedures;
·
Er is een geformaliseerde
interne controlefunctie ingericht in de organisatie;
·
De geleverde zorg aan
cliënten is in overeenstemming met het indicatiebesluit;
·
Alleen de overeengekomen zorg
wordt verleend aan de cliënt;
·
Er wordt daadwerkelijk zorg
verleend voor alle aanwezige indicaties;
·
De aanwezige
controlemaatregelen in en rondom het (geautomatiseerde)
productieregistratiesysteem zijn beschreven;
·
De uitvoering van de
controlemaatregelen is voldoende zichtbaar gemaakt en gedocumenteerd;
·
De productieregistratie bevat
alle volgens de regeling AO/IC verplichte elementen evenals de
cliëntzorgdossiers.
·
Er wordt periodiek
gecontroleerd of de geleverde zorg nog steeds past binnen de indicatie;
·
Er wordt eerst een passende
indicatie aangevraagd bij het ontstaan van een uitbreiding van de zorgvraag,
voordat er meer zorg wordt geleverd.
In een volgend artikel zal ik beschrijven welke
gegevens dienen te worden vastgelegd in de productieregistratie en
cliëntzorgdossiers.
Abonneren op:
Posts (Atom)