Contractbeheer  

 Heeft u inzicht in uw contracten? Weet u wat de afspraken zijn, die uit die contracten volgen? Welke acties vragen die contracten en wie is daar verantwoordelijk voor? Hoeveel contracten heeft u lopen en wanneer lopen deze contracten af? Weet u wat uw contracten kosten?

Kunt u antwoord geven op deze vragen, dan heeft uw organisatie een contractenregister en doet uw organisatie aan contractbeheer. Wanneer u daar geen of een moeizaam antwoord op kunt geven, is het volgende artikel interessant.

In dit artikel komt aan de orde wat contractbeheer is, waarom contractbeheer belangrijk is. En hoe u met contractbeheer risico’s en kosten kunt vermijden of beperken.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is.

Dat wil zeggen dat u op één plek alle relevante gegevens over elk contract systematisch in een databank registreert.

En niet alleen contracten registreren, maar daar ook informatie over die contracten uit kunnen halen. Zoals bijvoorbeeld: wat zijn de afspraken uit dit contract, wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de nakoming van dit contract, wanneer loopt dit contract af.

Waarom is contractbeheer belangrijk?

Een goede registratie voor contracten is kostenbesparend. U ziet welke contracten zijn afgesloten, zodat dubbele contracten over hetzelfde onderwerp worden vermeden.

Contracten worden niet eindeloos stilzwijgend verlengd, maar u bekijkt van tijd tot tijd of contracten nog nodig zijn.

Een leuk voorbeeld dat ik ergens las: een gemeente had een contract voor liftonderhoud afgesloten voor diverse panden. Door het invoeren van contractbeheer werd duidelijk dat er betaald werd voor liftonderhoud voor een pand dat allang geen eigendom meer was van die gemeente.

Kortom als u een goede contractregistratie en daarbij behorend contractbeheer hebt:

-       weet u met welke leveranciers u zaken doet en waarover;

-       weet u aan welke verplichtingen u bij elk contract moet voldoen;

-       kunt u op tijd uw contracten verlengen en ook daarover vooraf intern goed en tijdig besluiten;

-       voorkomt u dat stilzwijgend contracten worden verlengd, die niet meer nodig zijn.

Hoe zet u contractbeheer op?

Om te zorgen dat u van alle contracten alle ins en outs weet, is het opzetten van een contractenregister belangrijk én noodzakelijk.

Om een goed contractenbeheer te bereiken:

-       inventariseert u alle contracten in uw organisatie;

-       bepaalt u welke gegevens u van contracten wilt vastleggen;

-       bepaalt u welke rapportages u periodiek en automatisch uit het contractenregister wilt ontvangen;

-       legt u alle bestaande én nieuwe contracten vast in het contractenregister;

-       zorgt u er voor dat het vastleggen van een contract in het contractenregister onderdeel is van uw administratieve organisaties en procedures;

-       zorgt u er voor dat periodieke rapportages automatisch gegenereerd worden en dat dit ook deel uitmaakt van uw administratieve organisatie en procedures.

Hierdoor bespaart u kosten, weet uw organisatie het aantal contracten en het aantal leveranciers en kunt u tijdig contracten opzeggen of tijdig verlengen.

Compliance. Ook voor het MKB (?)  

Dit artikel beschrijft wat Compliance is, waarom compliance ook voor het MKB belangrijk is en hoe organisaties dit kunnen bereiken.

Wat is compliance?

Compliance is het begrip dat aangeeft dat een organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Daarbij gaat het om regels, die voortvloeien uit de geldende wet- en regelgeving.

En daarnaast betreft het ook nog regels, die voortvloeien uit zelfregulering binnen de betreffende sector alsook uit het beleid van de onderneming en de ter uitvoering daarvan genomen besluiten en vastgestelde reglementen.

Compliance is vooral bekend in de financiële wereld. In financiële organisaties is veel wet- en regelgeving omgezet naar processen en procedures, die tot doel hebben de integriteit  van de financiële organisaties en de financiële markten te waarborgen.

Dit betekent voor onder andere banken, pensioenfondsen, verzekeringsmaatschappijen, hypotheekverstrekkers, dat hun processen en procedures moeten voldoen aan deze wet- en regelgeving én – niet onbelangrijk – dat deze processen en procedures op de toepassing van deze wet- en regelgeving gecontroleerd c.q. geaudit moet worden.

Nu lijkt compliance dus een onderwerp te zijn dat heel specifiek voor de financiële wereld bestemd is. Maar is dat wel zo?

Moeten niet alle organisaties, van groot tot klein, voldoen aan wet- en regelgeving?

Waarom compliance?

Compliance , voldoen aan wet- en regelgeving, is niet alleen beperkt tot de financiële sector, want op alle gebieden / facetten van het ondernemen komt wet- en regelgeving voor. Denk hierbij bijvoorbeeld aan arbeidsrecht, milieurecht, regels met betrekking tot tot in- en uitvoer, Btw-regels

Daarnaast heeft ieder bedrijf nog zijn eigen interne beleid en daarvan afgeleide regels en willen of moeten deze bedrijven ook voldoen aan regels van bijvoorbeeld hun branchesector, hun afnemers wat betreft bijvoorbeeld keurmerken of regels van MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen).

Hoe kun je compliance bereiken?

Hoe zorg je er ook als kleine onderneming er voor dat je goed en makkelijk kunt voldoen aan al die wet- en regelgeving?

Dat hoeft niet moeilijk of lastig te zijn:

-       Zorg dat je inzicht hebt in de bedrijfsprocessen en de administratieve organisaties: zowel de primaire processen  alsook de ondersteunende of secundaire processen;

-       Dat inzicht verkrijg je door alle processen te beschrijven;

-       Zorg ervoor dat alle  processen geïntegreerd worden beschreven, zo zorg je dat de onderlinge samenhang van processen duidelijk wordt;

-       Loop de processen na of er en waar er wet- en regelgeving nodig is en neem dit op in de procesbeschrijving;

-       Zorg er daarnaast ook voor dat gewijzigde of nieuwe wet- en regelgeving, daar waar nodig, in de processen worden opgenomen;

-       Zorg er tevens voor dat het proces van bijhouden van gewijzigde en nieuwe wet- en regelgeving ook deel uitmaakt van de geïntegreerde procesbeschrijving.

Op deze wijze zorg je er als organisatie voor dat de administratieve organisatie beschreven is en dat het duidelijk is op welke wijze je aan wet- en regelgeving voldoet en dus compliant bent.