Interne controle bij zorgaanbieders

Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders  (Interne controle) deel 3

 

Zoals in de vorige 2 artikelen is beschreven zijn zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren, verplicht om hun Administratieve Organisatie en Interne Controle in te richten.

Daarbij zijn de zorginstellingen volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de volgende eisen:

1.    Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden;

2.    Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;

3.    Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;

4.    Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.

In dit artikel wordt beschreven op welke wijze de zorginstelling de juistheid van de verantwoorde productie dient te controleren.

Hiervoor dient de zorginstelling een eigen interne controlefunctie op te zetten.

De interne controlefunctionaris heeft de volgende controletaken:

·      controleert de werking van de administratieve organisatie aan de hand van de procedures en werkinstructies

·      neemt steekproeven op basis van de gebudgetteerde productie.

Er dient een voldoende aantal dossiers te worden opgenomen in de steekproef, zodat er voldoende bewijs is dat de administratieve organisatie juist werkt.

De dossiercontrole kan na  afloop van het jaar gecontroleerd worden, maar ook door het jaar heen kunnen deelcontroles plaatsvinden. Dit laatste is het meest voor de hand liggend. Bij fouten kan dan meteen worden gecorrigeerd.

Het aantal dossiers, dat gecontroleerd dient te worden, wordt in samenspraak met de externe accountant bepaald.

De verdeling van de dossiers over de diverse categorieën zorgprestaties kan bepaald worden aan de hand van het aandeel in de productie van die betreffende zorgcategorie of naar aanleiding van een risicoanalyse. Hierbij worden de meeste dossiers gecontroleerd die in een zorgcategorie vallen waarbij veel risico’s kunnen voorkomen.

Periodiek worden de dossiers geselecteerd aan de hand van de productieoverzichten per categorie, waarin per cliënt de geleverde zorg is aangegeven.

Elk dossier, papier of elektronisch, wordt gecheckt op de volgende punten:

·      zijn in het productieregistratiesysteem alle benodigde gegevens vastgelegd

·      komen de vastgelegde zorgprestaties overeen met de door het CIZ verleende indicatie

·      dekt de indicatie de volledige controleperiode

·      bestaat er een dossier van de cliënt waarin een zorgplan en de (dagelijkse) zorg wordt vastgelegd

·      is het zorgplan actueel

·      is er een kopie van het identiteitsbewijs van de cliënt als bewijs van de juistheid van het burgerservicenummer

·      is er een zorgleveringsovereenkomst tussen de cliënt en de zorginstelling aanwezig

·      is er een nieuwe aanvraag voor een indicatie aan het CIZ gedaan, indien de indicatie verlopen blijkt te zijn en is dit zichtbaar in het dossier.

Over de controle en de constateringen dient de interne controlefunctionaris te rapporteren aan de directie van de zorginstelling. Bij mogelijke omissies of fouten in de eerder gecontroleerde dossiers is het mogelijk dat deze dossiers in de volgende periodieke steekproef meegenomen worden om na te gaan of deze omissies en fouten zijn verbeterd.

De rapportages aan de directie zijn de input voor de controle van de externe accountant waarover een in volgend artikel zal worden geschreven.