Administratieve uitvoering zorgtaken in control

Met ingang van 1 januari 2015 is de grootste bestuurlijke hervorming in Nederland in werking getreden. De thuiszorg, de jeugdzorg, de ouderenzorg en zorg voor mensen met een beperking zijn vanaf deze datum grotendeels verantwoordelijkheid van de gemeenten. In het afgelopen jaar is er bij de gemeenten veel gebeurd om dit te bewerkstelligen. Hoe stuur je begin 2015 als gemeente op de kwaliteit van de zorg? Wat heeft prioriteit en over welke instrumenten beschik ja als gemeentebestuur?

 

Administratieve Organisatie

Regel dat de administratieve organisatie adequaat is ingericht en aangepast is aan de nieuwe situatie zodat inzichtelijk wordt welke cliënt welke zorg van welke zorgaanbieder ontvangt, welke kosten er mee gemoeid zijn of elke cliënt een indicatie heeft en dat naar aanleiding van deze indicatie de juiste zorg wordt ingekocht en dat deze zorg ook daadwerkelijk geleverd wordt. Verder is van belang dat de administratieve processen tijdig en volledig de juiste managementinformatie geven zoals inzicht in de kosten en de kostenontwikkeling, het aantal cliënten dat zorg ontvangt en de geleverde prestaties van de zorgaanbieders.

Bij de betaling van de eerste zorgfacturen in januari 2015 is het onder andere zaak, dat betaald wordt voor prestaties die geleverd zijn en die geïndiceerd zijn.

Juridische kwaliteit

De gemeente is integraal verantwoordelijk voor de kwaliteit van de maatschappelijke ondersteuning volgens de WMO 2015. Dat wil dus zeggen dat de gemeenten samen met cliënten, cliëntorganisaties en zorgaanbieders kwaliteitsstandaarden moeten ontwikkelen die voldoet aan de eisen van artikel 3.1 WMO 2015. In dit artikel staat dat de aanbieder zorg verleent die van een goede kwaliteit is. Daarvoor moet de zorg in elk geval veilig, doeltreffend en cliëntgerichtheid worden verstrekt, afgestemd zijn op de behoefte van de cliënt en op andere vormen van zorg, die de cliënt ontvangt en door een professionele beroepskracht wordt uitgevoerd.

Hoe realiseert u dat? Wij adviseren om met vastgestelde en goedgekeurde kwaliteitsstandaarden te werken en de kwaliteit van het proces en de kwaliteit van de zorgverlening periodiek te toetsen.

Dossiervorming

Uiteraard zal er van iedere cliënt een dossier bijgehouden moeten worden, waarin de besluitvorming is opgenomen. Het dossier zal niet alleen dienen om de kwaliteit van de administratieve processen en de kwaliteit van de aangeboden zorg te toetsen, maar ook zal het dossier naast de beslissing over de indicatie van de cliënt de basis zijn voor een procedure bij de bestuursrechter. Daarvoor zal het dossier dus op orde moeten zijn, dat wil zeggen dat de hulpvraag, het overleg met de cliënt en alle voortvloeiende afspraken in het dossier duidelijk moeten zijn vastgelegd.

Duidelijk is dat actief sturen op de kwaliteit van de gemeentelijke zorgtaken een must is. Daarbij kan niet voorbij worden gegaan aan de juridische aspecten. Ons advies is in ieder geval:

-        Zorg ervoor dat de administratieve organisatie niet alleen goed is ingericht, maar ook beschreven, toetsbaar en transparant is;

-        Toets de kwaliteit van de zorgverlening aan de vastgestelde kwaliteitsstandaarden;

-        Zorg dat het proces van de besluitvorming terug te vinden is in het cliëntdossier.

Dit artikel is geschreven in co-creatie met Henri Vogel en is in januari 2015 verschenen op www.juridische kwaliteitszorg.nl/bestuurlijke hervorming in de zorg

Automatiseringsmaatregelen Deel 5 Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders

Zoals in de vorige 4 artikelen is beschreven zijn zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren, vanaf 2005 verplicht om hun Administratieve Organisatie en Interne Controle in te richten volgens de “Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders”.

Daarbij zijn de zorginstellingen volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de volgende eisen:

1. Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden;
2. Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;
3. Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;
4. Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.

In de vorige artikelen is beschreven aan welke eisen de AO/IC van zorgaanbieders moet voldoen, welke gegevens vastgelegd dienen te worden door de zorgaanbieder, hoe de interne controlefunctie de juistheid van de verantwoorde productie controleert en rapporteert en op welke wijze de accountantscontrole en –rapportage plaatsvindt.

Al deze zaken steunen op een goed ingericht productieregistratiesysteem. Dit systeem registreert alle indicaties met hun inhoud van alle cliënten. Het systeem is de basis voor de productieregistratie, voor de facturering en voor de interne controle. Daarom is het van belang dat een dergelijk systeem goed is ingericht en zorgt voor een betrouwbare verantwoording van de gerealiseerde productie, waarbij de controlemaatregelen zoveel mogelijk geautomatiseerd worden uitgevoerd.

Derhalve heeft NOREA, de beroepsorganisatie van IT-auditors een beoordelingskader, ZekeRE Zorg (AWBZ productieregistratie en –facturering), opgesteld, waarin wordt beschreven over welke geautomatiseerde beheersmaatregelen de software dient te beschikken om de handmatige controlemaatregelen tot een minimum te beperken. Want om de AO/IC van de zorgaanbieder efficiënt en effectief te beheersen dienen er interne controlemaatregelen genomen te worden. Welke deze controlemaatregelen zijn wordt bepaald aan de hand van de risicoanalyse, die de interne controlefunctie heeft gemaakt. Om deze controlemaatregelen zo efficiënt en effectief uit te voeren, is het handig om deze zoveel mogelijk geautomatiseerd uit te voeren.

In het beoordelingskader van NOREA zijn de (deel-)processen uitgewerkt in diverse risico’s en kwaliteitsaspecten en is aangegeven welke geautomatiseerde beheersaspecten er in de ideale situatie dienen te zijn om elk risico en kwaliteitsaspect af te dekken. De zorgaanbieder kan dan aan de hand van dit beoordelingskader nagaan of zijn productieregistratiesysteem voldoet aan de geautomatiseerde beheersmaatregelen. Indien dit dan niet het geval is, dan zal de interne controlefunctie moeten bepalen welke handmatige maatregelen er genomen dienen te worden om het geschetste risico af te dekken.

Het beoordelingskader ZekeRE Zorg (AWBZ productieregistratie en-facturering) is te vinden op de site van NOREA.

Dit is het laatste artikel in de reeks Kwaliteitszorg in de zorg.