Interne controle bij zorgaanbieders

Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders  (Interne controle) deel 3

 

Zoals in de vorige 2 artikelen is beschreven zijn zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren, verplicht om hun Administratieve Organisatie en Interne Controle in te richten.

Daarbij zijn de zorginstellingen volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de volgende eisen:

1.    Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden;

2.    Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;

3.    Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;

4.    Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.

In dit artikel wordt beschreven op welke wijze de zorginstelling de juistheid van de verantwoorde productie dient te controleren.

Hiervoor dient de zorginstelling een eigen interne controlefunctie op te zetten.

De interne controlefunctionaris heeft de volgende controletaken:

·      controleert de werking van de administratieve organisatie aan de hand van de procedures en werkinstructies

·      neemt steekproeven op basis van de gebudgetteerde productie.

Er dient een voldoende aantal dossiers te worden opgenomen in de steekproef, zodat er voldoende bewijs is dat de administratieve organisatie juist werkt.

De dossiercontrole kan na  afloop van het jaar gecontroleerd worden, maar ook door het jaar heen kunnen deelcontroles plaatsvinden. Dit laatste is het meest voor de hand liggend. Bij fouten kan dan meteen worden gecorrigeerd.

Het aantal dossiers, dat gecontroleerd dient te worden, wordt in samenspraak met de externe accountant bepaald.

De verdeling van de dossiers over de diverse categorieën zorgprestaties kan bepaald worden aan de hand van het aandeel in de productie van die betreffende zorgcategorie of naar aanleiding van een risicoanalyse. Hierbij worden de meeste dossiers gecontroleerd die in een zorgcategorie vallen waarbij veel risico’s kunnen voorkomen.

Periodiek worden de dossiers geselecteerd aan de hand van de productieoverzichten per categorie, waarin per cliënt de geleverde zorg is aangegeven.

Elk dossier, papier of elektronisch, wordt gecheckt op de volgende punten:

·      zijn in het productieregistratiesysteem alle benodigde gegevens vastgelegd

·      komen de vastgelegde zorgprestaties overeen met de door het CIZ verleende indicatie

·      dekt de indicatie de volledige controleperiode

·      bestaat er een dossier van de cliënt waarin een zorgplan en de (dagelijkse) zorg wordt vastgelegd

·      is het zorgplan actueel

·      is er een kopie van het identiteitsbewijs van de cliënt als bewijs van de juistheid van het burgerservicenummer

·      is er een zorgleveringsovereenkomst tussen de cliënt en de zorginstelling aanwezig

·      is er een nieuwe aanvraag voor een indicatie aan het CIZ gedaan, indien de indicatie verlopen blijkt te zijn en is dit zichtbaar in het dossier.

Over de controle en de constateringen dient de interne controlefunctionaris te rapporteren aan de directie van de zorginstelling. Bij mogelijke omissies of fouten in de eerder gecontroleerde dossiers is het mogelijk dat deze dossiers in de volgende periodieke steekproef meegenomen worden om na te gaan of deze omissies en fouten zijn verbeterd.

De rapportages aan de directie zijn de input voor de controle van de externe accountant waarover een in volgend artikel zal worden geschreven.

Het vastleggen van gegevens Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders

Een artikel dat ik al eerder geschreven heb, destijds voor de site juridische kwaliteitszorg.nl.

Genoemde regelingen zullen vernieuwd zijn, maar de rest is nog steeds actueel.

Zoals in het vorige artikel beschreven zijn zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren,  vanaf 2005 verplicht om hun Administratieve Organisatie en Interne Controle in te richten volgens de “Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders”. Regeling CA/NR-100.92, site www.nza.nl.

Daarbij zijn de zorginstellingen volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de volgende eisen:

1.    Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden;

2.    Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;

3.    Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;

4.    Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.

Hieronder wordt beschreven welke gegevens de zorginstellingen dienen te registreren in hun productieregistratiesysteem en dienen vast te leggen in het cliëntzorgdossier.

Nadat een cliënt een indicatie heeft ontvangen van het CIZ (Centrum Indicatiestellingen Zorg), vindt daarna plaatsing van de cliënt in het zorgcentrum plaats.

De gegevens van de cliënt dienen opgenomen te worden in zowel het productieregistratiesysteem alsook in het cliëntzorgdossier. Het cliëntzorgdossier kan voorkomen in de vorm van een papieren dossier maar ook als een electronisch  dossier.

De gegevens uit het productieregistratiesysteem dienen niet alleen voor het beheer van de cliënten, maar ook voor het vastleggen en verantwoorden van de productie van de zorgaanbieder.

Voor het vastleggen en verantwoorden van de productie legt de zorgaanbieder de volgende gegevens van de cliënt vast:

·      NAW-gegevens

·      Burgerservicenummer

·      Indicatiebesluit

·      Verzekeringsgevens

·      Datum aanvang zorgverlening

·      Datum mutaties zorgverlening

·      Datum einde zorgverlening

·      De te leveren zorg; gespecificeerd in diverse zorgprestaties, de omvang van de zorgprestaties en de zwaarte van de zorgprestaties

·      Mutaties in de zorgverlening

·      Afdelingsgegevens.

In het cliëntzorgdossier komen behalve bovenstaande gegevens van de cliënt nog de volgende zaken voor:

·      Zorgplan van de cliënt: hierin wordt de te leveren zorg beschreven in specifieke zorg en zorgdoelen voor de cliënt

·      De daadwerkelijk verleende zorg door middel van dagelijkse rapportages door de medewerkers van de zorgaanbieder

·      Een kopie van het identiteitsbewijs (aantonen van het burgerservicenummer)

·      De zorgleveringsovereenkomst tussen de zorgaanbieder en de cliënt.

Voor meer informatie verwijs ik naar de site van de NZA, www.nza.nl.

In een volgend artikel zal ik beschrijven op welke wijze de interne controle uitgevoerd dient te worden.

Regeling AO/IC AWBZ Zorgaanbieders

Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders

Een artikel dat ik al eerder geschreven heb, destijds voor de site juridische kwaliteitszorg.nl.

Genoemde regelingen zullen vernieuwd zijn, maar de rest is nog steeds actueel.

 

De zorginstellingen, die AWBZ-zorg leveren, zijn vanaf 2005 verplicht om hun Administratieve Organisatie en Interne Controle in te richten volgens de “Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders”. Regeling CA/NR-100.92, site www.nza.nl.

Zorginstellingen zijn volgens deze regeling verplicht om te voldoen aan de volgende eisen:

1.    Een juiste, volledige en tijdige vastlegging van de productiegrootheden;

2.    Een juiste vastlegging in het cliëntzorgdossier;

3.    Een controle op de juistheid van de verantwoorde productie;

4.    Een juiste, volledige en tijdige facturering van de geleverde productie door de zorginstelling aan het zorgkantoor.

De zorginstelling, die haar administratieve organisatie en interne controle heeft ingericht volgens de eisen gesteld in bovengenoemde regeling, zal dan de volgende gewenste situatie laten zien:

·      Het is onmogelijk om (m.u.v. crisiszorg) zorg te ontvangen zonder dat eerst de intakeprocedure bij het zorgkantoor voor het ontvangen van zorg is afgerond;

·      Een cliënt kan dan alleen zorg ontvangen met een geldige indicatie, verleend door het CIZ (Centrum Indicatiestelling zorg);

·      Er bestaat een adequate beschrijving van de AO/IC rondom het proces van de productieregistratie;

·      Alle medewerkers, die betrokken zijn bij de intake en opname van cliënten, zijn bekend met de betreffende procedures;

·      Er is een geformaliseerde interne controlefunctie ingericht in de organisatie;

·      De geleverde zorg aan cliënten is in overeenstemming met het indicatiebesluit;

·      Alleen de overeengekomen zorg wordt verleend aan de cliënt;

·      Er wordt daadwerkelijk zorg verleend voor alle aanwezige indicaties;

·      De aanwezige controlemaatregelen in en rondom het (geautomatiseerde) productieregistratiesysteem zijn beschreven;

·      De uitvoering van de controlemaatregelen is voldoende zichtbaar gemaakt en gedocumenteerd;

·      De productieregistratie bevat alle volgens de regeling AO/IC verplichte elementen evenals de cliëntzorgdossiers.

·      Er wordt periodiek gecontroleerd of de geleverde zorg nog steeds past binnen de indicatie;

·      Er wordt eerst een passende indicatie aangevraagd bij het ontstaan van een uitbreiding van de zorgvraag, voordat er meer zorg wordt geleverd.

Voor meer informatie verwijs ik naar de site van de NZA, www.nza.nl.

In een volgend artikel zal ik beschrijven welke gegevens dienen te worden vastgelegd in de productieregistratie en cliëntzorgdossiers.

Contractbeheer  

 Heeft u inzicht in uw contracten? Weet u wat de afspraken zijn, die uit die contracten volgen? Welke acties vragen die contracten en wie is daar verantwoordelijk voor? Hoeveel contracten heeft u lopen en wanneer lopen deze contracten af? Weet u wat uw contracten kosten?

Kunt u antwoord geven op deze vragen, dan heeft uw organisatie een contractenregister en doet uw organisatie aan contractbeheer. Wanneer u daar geen of een moeizaam antwoord op kunt geven, is het volgende artikel interessant.

In dit artikel komt aan de orde wat contractbeheer is, waarom contractbeheer belangrijk is. En hoe u met contractbeheer risico’s en kosten kunt vermijden of beperken.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is.

Dat wil zeggen dat u op één plek alle relevante gegevens over elk contract systematisch in een databank registreert.

En niet alleen contracten registreren, maar daar ook informatie over die contracten uit kunnen halen. Zoals bijvoorbeeld: wat zijn de afspraken uit dit contract, wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de nakoming van dit contract, wanneer loopt dit contract af.

Waarom is contractbeheer belangrijk?

Een goede registratie voor contracten is kostenbesparend. U ziet welke contracten zijn afgesloten, zodat dubbele contracten over hetzelfde onderwerp worden vermeden.

Contracten worden niet eindeloos stilzwijgend verlengd, maar u bekijkt van tijd tot tijd of contracten nog nodig zijn.

Een leuk voorbeeld dat ik ergens las: een gemeente had een contract voor liftonderhoud afgesloten voor diverse panden. Door het invoeren van contractbeheer werd duidelijk dat er betaald werd voor liftonderhoud voor een pand dat allang geen eigendom meer was van die gemeente.

Kortom als u een goede contractregistratie en daarbij behorend contractbeheer hebt:

-       weet u met welke leveranciers u zaken doet en waarover;

-       weet u aan welke verplichtingen u bij elk contract moet voldoen;

-       kunt u op tijd uw contracten verlengen en ook daarover vooraf intern goed en tijdig besluiten;

-       voorkomt u dat stilzwijgend contracten worden verlengd, die niet meer nodig zijn.

Hoe zet u contractbeheer op?

Om te zorgen dat u van alle contracten alle ins en outs weet, is het opzetten van een contractenregister belangrijk én noodzakelijk.

Om een goed contractenbeheer te bereiken:

-       inventariseert u alle contracten in uw organisatie;

-       bepaalt u welke gegevens u van contracten wilt vastleggen;

-       bepaalt u welke rapportages u periodiek en automatisch uit het contractenregister wilt ontvangen;

-       legt u alle bestaande én nieuwe contracten vast in het contractenregister;

-       zorgt u er voor dat het vastleggen van een contract in het contractenregister onderdeel is van uw administratieve organisaties en procedures;

-       zorgt u er voor dat periodieke rapportages automatisch gegenereerd worden en dat dit ook deel uitmaakt van uw administratieve organisatie en procedures.

Hierdoor bespaart u kosten, weet uw organisatie het aantal contracten en het aantal leveranciers en kunt u tijdig contracten opzeggen of tijdig verlengen.

Compliance. Ook voor het MKB (?)  

Dit artikel beschrijft wat Compliance is, waarom compliance ook voor het MKB belangrijk is en hoe organisaties dit kunnen bereiken.

Wat is compliance?

Compliance is het begrip dat aangeeft dat een organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Daarbij gaat het om regels, die voortvloeien uit de geldende wet- en regelgeving.

En daarnaast betreft het ook nog regels, die voortvloeien uit zelfregulering binnen de betreffende sector alsook uit het beleid van de onderneming en de ter uitvoering daarvan genomen besluiten en vastgestelde reglementen.

Compliance is vooral bekend in de financiële wereld. In financiële organisaties is veel wet- en regelgeving omgezet naar processen en procedures, die tot doel hebben de integriteit  van de financiële organisaties en de financiële markten te waarborgen.

Dit betekent voor onder andere banken, pensioenfondsen, verzekeringsmaatschappijen, hypotheekverstrekkers, dat hun processen en procedures moeten voldoen aan deze wet- en regelgeving én – niet onbelangrijk – dat deze processen en procedures op de toepassing van deze wet- en regelgeving gecontroleerd c.q. geaudit moet worden.

Nu lijkt compliance dus een onderwerp te zijn dat heel specifiek voor de financiële wereld bestemd is. Maar is dat wel zo?

Moeten niet alle organisaties, van groot tot klein, voldoen aan wet- en regelgeving?

Waarom compliance?

Compliance , voldoen aan wet- en regelgeving, is niet alleen beperkt tot de financiële sector, want op alle gebieden / facetten van het ondernemen komt wet- en regelgeving voor. Denk hierbij bijvoorbeeld aan arbeidsrecht, milieurecht, regels met betrekking tot tot in- en uitvoer, Btw-regels

Daarnaast heeft ieder bedrijf nog zijn eigen interne beleid en daarvan afgeleide regels en willen of moeten deze bedrijven ook voldoen aan regels van bijvoorbeeld hun branchesector, hun afnemers wat betreft bijvoorbeeld keurmerken of regels van MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen).

Hoe kun je compliance bereiken?

Hoe zorg je er ook als kleine onderneming er voor dat je goed en makkelijk kunt voldoen aan al die wet- en regelgeving?

Dat hoeft niet moeilijk of lastig te zijn:

-       Zorg dat je inzicht hebt in de bedrijfsprocessen en de administratieve organisaties: zowel de primaire processen  alsook de ondersteunende of secundaire processen;

-       Dat inzicht verkrijg je door alle processen te beschrijven;

-       Zorg ervoor dat alle  processen geïntegreerd worden beschreven, zo zorg je dat de onderlinge samenhang van processen duidelijk wordt;

-       Loop de processen na of er en waar er wet- en regelgeving nodig is en neem dit op in de procesbeschrijving;

-       Zorg er daarnaast ook voor dat gewijzigde of nieuwe wet- en regelgeving, daar waar nodig, in de processen worden opgenomen;

-       Zorg er tevens voor dat het proces van bijhouden van gewijzigde en nieuwe wet- en regelgeving ook deel uitmaakt van de geïntegreerde procesbeschrijving.

Op deze wijze zorg je er als organisatie voor dat de administratieve organisatie beschreven is en dat het duidelijk is op welke wijze je aan wet- en regelgeving voldoet en dus compliant bent.

Auteursrecht

Het bestuur van een stichting wilde een visitekaartje maken. De bedoeling hiervan was dat dit aan bijvoorbeeld geïnteresseerde vrijwilligers of sponsoren konden worden gegeven, zodat die op een makkelijke manier contact met het bestuur konden zoeken. Het logo mocht echter niet geüpload worden en door een willekeurige online drukwerkleverancier gemaakt worden. Dit werd uiteindelijk gemaakt door de ontwerper van het logo.

Tegelijkertijd werd er door een zzp-er aan een ontwerper gevraagd om een logo voor haar bedrijf te ontwerpen. Na oplevering van het ontwerp, waar zij zeer content mee was, gebruikte deze zzp-er het logo overal op haar website, haar visitekaartjes en ander divers drukwerk. Op mijn vraag of haar ontwerper dat allemaal voor haar verzorgd had, antwoordde ze dat dat niet het geval was. Ze had het door haar geaccepteerde ontwerp zelf op haar website gezet en het drukwerk en de mokken naar een willekeurige online drukwerkleverancier gestuurd.

Twee ogenschijnlijk dezelfde situaties: een ontwerper die een ontwerp maken voor een opdrachtgeven, waarbij de ene opdrachtgever niet met het logo de boer op mocht en de andere opdrachtgever wel. Wat is het verschil?

Volgens artikel 1 van de Auteurswet heeft de maker van een werk, in dit geval het ontwerp van een logo, het alleenrecht op het gebruik van zijn werk. Dat betekent dat niemand het werk zonder toestemming van de maker dit mag namaken of verspreiden of gebruiken zonder zijn toestemming. Dit is het exploitatierecht.  Echter de auteur kan ook het exploitatierecht van zijn werk overdragen door middel van afspraken aan de gebruiker.

Dat betekent dat in het geval van de stichting de ontwerper het auteursrecht nog steeds bezit  en met de ontwerper moet overleggen over het gebruik van het ontwerp. In het geval van de zzp-er heeft de zzp-er met de ontwerper afspraken gemaakt over de overdracht van het auteursrecht en het daar bijbehorende gebruik , zodat zij zelf kan bepalen op welke manier her door haar gevraagde ontworpen logo wordt gebruikt.

Wanneer je dus door iemand anders een logo laat ontwerpen, spreek dan van te voren goed af hoe je het logo mag gebruiken.