Contractbeheer  

 Heeft u inzicht in uw contracten? Weet u wat de afspraken zijn, die uit die contracten volgen? Welke acties vragen die contracten en wie is daar verantwoordelijk voor? Hoeveel contracten heeft u lopen en wanneer lopen deze contracten af? Weet u wat uw contracten kosten?

Kunt u antwoord geven op deze vragen, dan heeft uw organisatie een contractenregister en doet uw organisatie aan contractbeheer. Wanneer u daar geen of een moeizaam antwoord op kunt geven, is het volgende artikel interessant.

In dit artikel komt aan de orde wat contractbeheer is, waarom contractbeheer belangrijk is. En hoe u met contractbeheer risico’s en kosten kunt vermijden of beperken.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer is het fysiek en digitaal beheer van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is.

Dat wil zeggen dat u op één plek alle relevante gegevens over elk contract systematisch in een databank registreert.

En niet alleen contracten registreren, maar daar ook informatie over die contracten uit kunnen halen. Zoals bijvoorbeeld: wat zijn de afspraken uit dit contract, wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de nakoming van dit contract, wanneer loopt dit contract af.

Waarom is contractbeheer belangrijk?

Een goede registratie voor contracten is kostenbesparend. U ziet welke contracten zijn afgesloten, zodat dubbele contracten over hetzelfde onderwerp worden vermeden.

Contracten worden niet eindeloos stilzwijgend verlengd, maar u bekijkt van tijd tot tijd of contracten nog nodig zijn.

Een leuk voorbeeld dat ik ergens las: een gemeente had een contract voor liftonderhoud afgesloten voor diverse panden. Door het invoeren van contractbeheer werd duidelijk dat er betaald werd voor liftonderhoud voor een pand dat allang geen eigendom meer was van die gemeente.

Kortom als u een goede contractregistratie en daarbij behorend contractbeheer hebt:

-       weet u met welke leveranciers u zaken doet en waarover;

-       weet u aan welke verplichtingen u bij elk contract moet voldoen;

-       kunt u op tijd uw contracten verlengen en ook daarover vooraf intern goed en tijdig besluiten;

-       voorkomt u dat stilzwijgend contracten worden verlengd, die niet meer nodig zijn.

Hoe zet u contractbeheer op?

Om te zorgen dat u van alle contracten alle ins en outs weet, is het opzetten van een contractenregister belangrijk én noodzakelijk.

Om een goed contractenbeheer te bereiken:

-       inventariseert u alle contracten in uw organisatie;

-       bepaalt u welke gegevens u van contracten wilt vastleggen;

-       bepaalt u welke rapportages u periodiek en automatisch uit het contractenregister wilt ontvangen;

-       legt u alle bestaande én nieuwe contracten vast in het contractenregister;

-       zorgt u er voor dat het vastleggen van een contract in het contractenregister onderdeel is van uw administratieve organisaties en procedures;

-       zorgt u er voor dat periodieke rapportages automatisch gegenereerd worden en dat dit ook deel uitmaakt van uw administratieve organisatie en procedures.

Hierdoor bespaart u kosten, weet uw organisatie het aantal contracten en het aantal leveranciers en kunt u tijdig contracten opzeggen of tijdig verlengen.